10 questions à se poser avant de (re)créer son Ecole interne

Très en vogue dans les années 1990/2000, les universités internes, académie et autres Campus ou Ecoles d’entreprise font moins l’actualité. Il n’empêche que rares sont les grandes entreprises qui n’en ont pas. Et les transformations digitales ainsi que les effets induits de la réforme les ré-interrogent grandement. Voici les 10 questions à se poser avant d’en créer une ou de repenser les pratiques de celles déjà existantes.

Quelles sont les finalités RH poursuivies ?

De la formation des nouveaux salariés aux compétences de base du métier de l’entreprise à la préparation des futures équipes dirigeantes, la palette des finalités d’une école interne est très large. Bien délimiter les raisons qui vous conduisent à la créer ou la re-créer est fondamental pour éviter quelques problèmes de moyen. Voici quelques finalités que vous pouvez envisager :

• Former à son cœur de métier
• Créer de la transversalité et favoriser le partage des valeurs au sein de l’entreprise
• Attirer les talents et développer sa marque employeur
• Reconnaître ses collaborateurs en leur proposant une offre certifante
• Optimiser son budget formation
• Contribuer à l’innovation au sein de l’entreprise (l’université devient un laboratoire d’idées)
• Professionnaliser et rationaliser la fonction formation
• Etc.

Quel type de gouvernance ?

L’Ecole interne doit-elle être pilotée au niveau Groupe ? Ou, à l’inverse, être le fruit d’un travail collaboratif entre les directions formation des différentes entités ?

Si elle est centralisée, doit-elle être rattachée à la DRH, à une direction métier ou à la direction générale ?

Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses à toutes ces questions. Ce qui compte, c’est d’adapter la réponse au contexte de l’entreprise (à ses modalités de management) et aux finalités poursuivies à traves l’école.

Click or mortar ?

L’université interne est-elle virtuelle ou physique ? Doit-elle rassembler autour d’un lieu (souvent de prestige) les apprenants ou les faire se rencontrer sur les réseaux sociaux ou via les plateformes LMS (Learning Management System) ?

Hier, les grandes entreprises avaient leurs châteaux. Aujourd’hui, elles privilégient le « One LMS », c’est-à-dire une plateforme de diffusion de contenu pour tous. Mais cette centralisation a ses limites. Une logique plus décentralisée par communautés d’apprentissage semble être une piste à explorer.

Make or buy ?

Faut-il faire en interne ou sous traiter son école interne ? Tout est possible dans ce domaine. Certaines entreprises externalisent tout (Au début des années 2010 Valeo gérait son Campus avec seulement une équipe de deux personnes). D’autres préfèrent tout internaliser (PSA est allé jusqu’à créer son propre LCMS). En règle générale, les entreprises conservent en interne la définition des programmes et l’animation, délèguent la gestion à un CSP (centre de service partagé) interne ou externe et les moyens pédagogiques (LMS et/ou salles de formation). Quant à l’animation, elles avaient tendance à le faire faire à des prestataires, mais depuis la réforme, on assiste à une forte ré-internalisation.

Certified or not certified ?

Jusqu’à un passé récent, les formations certifiantes étaient réservées aux cadres à hauts potentiels. Les universités internes passaient des partenariats avec de grandes écoles afin d’offrir à leurs meilleurs cadres des formations reconnues. La réforme est en train de changer radicalement les pratiques dans ce domaine. De nombreuses entreprises, telle qu’Agora-distribution, généralisent les certifications à tous les profils. L’intérêt est à la fois en terme d’image, d’efficacité pédagogique et de co-financement.

En janvier 2017, avec l’entrée en vigueur du décret qualité, il se pourrait que les écoles internes ne se limitent plus à réaliser des programmes certifiants mais également deviennent labellisées OPQF, ISO 9000 ou tout autre label reconnu par le CNEFOP.

Quel naming et quel plan de communication ?

Pour exister, une école interne a besoin de faire sa pub, d’être visible. Première des choses : lui trouver un nom. Des spécialistes du naming peuvent être consultés pour cela.

Ensuite, il est important d’avoir une stratégie de communication. Certains privilégient l’externe. Ils sont de tous les salons, de toutes les conférences, de tous les prix et awards. Certains vont jusqu’à faire des « goodies ». D’autres plus discrets réservent leur communication pour l’interne : intranet, animation de communautés, etc.

Quelle signature pédagogique ?

La signature pédagogique, c’est en quelque sorte le style ou le format pédagogique privilégié par l’école ou l’université. Certains préfèrent le digital (Orange), d’autres la formation au quotidien (Danone), d’autres encore marient plateformes, réseaux sociaux et co-développement (Air France), etc.

Avoir une ligne directrice pédagogique forte permet de guider les équipes de formation dans la conception des programmes. Parfois, cela passe par des choix d’outils. A la fin des années 1980, Philips avait, par exemple, misé sur les outils Metaplan. Aujourd’hui, certains investissent dans des outils d’animation tels que Klaxoon ou webex ou classilio pour des classes virtuelles.

Quelle implication du management ?

Longtemps les universités internes ont vécu en marge de l’activité opérationnelle. On allait se « ressourcer » dans un château ou un centre de formation. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas. Les écoles tissent leur toile dans les espaces de travail. Elles impliquent les managers dans l’accompagnement des apprenants. Certains lieux de formation sont délocalisés au plus près des espaces de travail. Bureaux, sites de production, magasins, agences peuvent avoir ainsi des espaces dédiés à la formation.

Quels liens avec les collaborateurs ?

L’école interne ne doit pas être un simple lieu de formation pour les collaborateurs entrant dans l’entreprise. Elle a vocation à accompagner les collaborateurs tout au long de leur carrière.

Certaines universités internes architecturent ainsi leur offre de formation dans le but de proposer aux différentes étapes professionnelles des parcours spécifiques. D’autres vont plus loin en utilisant les réseaux sociaux pour créer des communautés « d’anciens élèves ». Le digital offre des possibilités très grandes dans le domaine de la “proximité client”.

Quelle animation et professionnalisation des contributeurs à l’Ecole

Une école ou un campus, c’est avant tout et surtout une équipe pédagogique. Qu’elle soit interne ou externe, il est important de l’animer et la professionnaliser. Quels outils d’animation utiliser ? Quelle périodicité de rencontre ? Quelles formations proposer aux contributeurs (concepteurs, formateurs, tuteurs, managers impliqués dans la formation, apprenants…) ? Les réponses peuvent être très variées. De la classique formation de formateurs de deux jours au portail de formation dédié, tel le Campus Formateur, l’offre est très large et le message adressé n’est pas le même !