10 clés pour transformer une formation présentielle en formation à distance

Avec la crise sanitaire actuelle, la transformation des formations présentielles en formation à distance devient un enjeu fort. Comment peut-on en un minimum de temps transformer une formation conçue au départ pour un présentiel de 10 à 12 personnes, voire plus, en une formation 100% à distance ?

Spécialistes de la formation blended learning depuis sa création, les consultants C-Campus ont travaillé dur (et évidemment à distance) pour vous partager quelques conseils et astuces  et, parallèlement, enrichir le catalogue de formations 100% à distance que nous avons développé ces dernières années en intra et, plus récemment, en inter.

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Voici donc résumés nos 10 conseils et astuces pour transformer une formation présentielle en formation distancielle.

1.  Ne pas se faire un monde de la technologie

Il existe aujourd’hui de multiples solutions techniques pour former à distance. Des plus simples aux plus sophistiquées, l’éventail des solutions est très large. On gardera à l’esprit deux principes :

1. Les participants doivent pouvoir communiquer de façon fluide…
2. … et travailler sur des documents communs de façon synchrone ou asynchrone.

Si vous n’avez pas d’outils de classes virtuelles telles que Classilio, vous pouvez utiliser des solutions plus simples telles que Google Meet ou Skype en les associant à des outils de gestions numériques partagés tels que G-Drive ou One Drive.

Encore plus rudimentaire, une bonne solution de conférence téléphonique et d’écran partagé peut très bien faire l’affaire.

Enfin, n’oubliez pas les plateformes de diffusion de digital learning (LMS et LCMS) et, surtout, les plateformes interactives de participation telles que Wooclap ou Klaxoon qui peuvent vous permettre de gérer à distance les échanges via des fonctionnalités de Quiz, de brainstorming, de sondage…

Bref, regardez autour de vous, les outils ne manquent pas et vous pouvez démarrer immédiatement. Le problème est davantage pédagogique que technologique.

Dernière précision, tous ces outils nécessitent un minimum de maîtrise de la part des formateurs (et aussi les apprenants), n’oubliez pas de les préparer voire de les former.

2.  Limiter le nombre de participants

La clé de la formation à distance est la participation et l’implication des apprenants. Et c’est naturellement plus difficile à gérer à distance qu’en présentiel car le formateur a moins de feedback. « Il sent moins sa salle » comme on dit. C’est pourquoi, une formation avec un nombre supérieur à 10 participants devient assez délicat à gérer, surtout si vous n’avez pas d’outils de classes virtuelles.

3.  Rester sur un espace-temps proche du présentiel

En temps normal, la formation à distance vient en complément des formations présentielles et en AFEST. Elle est surtout utilisée sur des formations plutôt longues, comme les MOOCs ou les formations certifiantes. Cela génère des problèmes de motivation et de gestion de l’apprentissage, qui amènent à mettre en place des accompagnements relativement lourds. Rester sur un espace-temps de formation d’une formation présentielle évite cet écueil. Une formation d’une journée peut passer en deux demi-journées à distance, une formation de 2 ou 3 jours, peut s’étaler sur une semaine. Ainsi, les participants restent engagés tout au long de leur parcours.

Mais peut-on faire une journée complète de classes virtuelles ou de consultations de e-learning ? Evidemment, non. Mais comme nous allons le voir dans le point suivant, tout l’art est d’alterner les types d’activité pédagogique, comme dans le présentiel.

4.  Repartir de son présentiel et l’adapter à la distance

Quand vous transformez une formation présentielle en formation à distance, la meilleure façon de s’y prendre est de repartir de votre scénario pédagogique existant et de retravailler chaque séquence. Toutes les séquences présentielles peuvent trouver leurs équivalents dans le domaine de la formation à distance. Voici un résumé rapide des équivalences :

• Exposé interactif -> Exposé interactif via classe virtuelle ou diaporama partagé ou consultation de modules de E-Learning, E-Reading ou vidéo learning (cf. Point 6)
• Partage d’idées type Brainstorming pédagogique ou « appel au groupe » -> fonctionnalités de brainstorming sur classes virtuelles ou via des outils tels que Klaxoon ou Woopclap.
• Exercices de sous-groupes tels que études de cas, projet fil rouge, retour d’expérience, visite de musée… -> travail à distance en autonomie, puis partage avec son binôme ou trinôme par téléphone ou via des outils tels que Slack ou Yammer. Synthèse en plénière via classes virtuelles.
• Jeux de rôles et/ou simulation -> travail de réflexivité à distance en amenant les apprenants à travailler sur des simulations anticipée (« racontez-nous comment va se dérouler votre entretien ? ») ou simulations différées (« racontez-nous comment s’est déroulé votre dernier entretien ? »).
• Démonstration -> consultation de tutos en autonomie + défi à relever par chaque apprenant pour mettre à l’épreuve ce qu’il vient d’apprendre + temps d’auto-réflexivité avant une mise en commun en plénière via classe virtuelle.

5.  Garder les classes virtuelles pour les temps de partage

Les classes virtuelles ou de façon plus générales les temps en plénière sont finalement relativement limités dans une formation à distance. Ils le sont d’ailleurs dans les meilleures formations en présentiel. Chez C-Campus, nous estimons qu’une formation présentielle d’une journée ne doit pas excéder 2h00 à 2h30 de temps en plénière. Le reste doit se faire en petit groupe et parfois en individuel. C’est pourquoi, à une formation présentielle d’une journée peut correspondre une ou deux classes virtuelles ou temps de plénière via Skype ou Google Meet, si vous n’avez pas d’outils de classes virtuelles.

Les classes virtuelles sont essentielles pour le lancement et la conclusion et surtout le partage. Certains exposés peuvent être réalisés en classes virtuelles mais peuvent être avantageusement remplacés par la consultation de ressources digitales, c’est ce que nous allons voir dans le point suivant.

6.  Privilégier la pédagogie inversée

Si vous avez des ressources de type Vidéo Learning ou E-Learning ou tout simplement des contenus formalisés en papier ou PDF, mettez en œuvre une pédagogie dite « inversée ».

Les participants étudient seul avant la classe virtuelle les contenus de formation et vous procédez à un quiz ou à un échange ou une étude de cas en plénière lors de la classe virtuelle. C’est plus exigeant que d’écouter passivement un exposé, mais beaucoup plus engageant. C’est un bon moyen pour alterner dans une journée de formation présentielle transformée en formation distancielle des temps de travail personnel et des classes virutelles.

7.  Mettre les apprenants en co-action entre les temps de classes virtuelles

Ce n’est pas parce qu’on est à distance qu’on ne peut pas communiquer et échanger en petit groupe. Ce n’est pas les solutions logicielles qui manquent dans ce domaine (ex. Slack, Yammer, Workplace). Entre deux classes virtuelles, invitez vos apprenants à travailler entre eux à produire des idées, étudier un cas, travailler sur leur projet fil rouge. Fixez-leur des défis, des tâches originales qui les amènent à se dépasser, à innover, à trouver par eux-mêmes les solutions à leurs problèmes. Chez C-Campus, on a donné un nom à cette approche, le « creative learning ». Apprendre, c’est aussi créer avec ses pairs son savoir.

8.  Capitaliser sur les ressources digitales existantes

La formation à distance, notamment si on souhaite utiliser abondement des approches de pédagogie inversées, nécessite des bibliothèques assez riches de modules de digital learning. Or la production de ces ressources n’a pas toujours été simple dans le passé et certaines entreprises, et surtout organismes de formation, en sont encore démunis.

Pour surmonter cette difficulté n’hésitez pas à aller faire de la curation sur internet. Il y a de plus en plus de tutos, vidéos pédagogiques, articles de blog libres de droit.

9.  … ou les produire en un temps record avec un outil comme Powerpoint®

Si vous ne trouvez pas votre bonheur sur la toile, vous allez être contraint de produire vos propres modules. Pas d’inquiétude ! Il n’est pas nécessaire d’être le Jedi du E-Learning ou du vidéo learning pour s’en sortir. PowerPoint® peut être votre ami ! Avec un peu de maîtrise (et une bonne formation – nous en avons une à notre catalogue animée par Yann Bonizec) vous pouvez faire avec cet outil, connu de tous, aussi bien des animatiques commentées, des vidéos renforcées ou encore des fiches documentaires de très grande qualité pédagogique. Là encore, ce n’est pas l’outil qui vous limitera, mais simplement votre temps et vos capacités de formalisation.

10. Soigner encore plus l’évaluation

En présentiel, contrôler la progression des apprenants reste relativement facile. Vous voyez les apprenants devant vous comprendre, participer, agir, produire des idées. Parfois, il vous suffit d’un regard interrogatif, d’une atmosphère dans la salle pour comprendre que vous ne vous faites pas comprendre. A distance, ces petits riens pédagogiques, vous ne les avez plus. Alors, l’évaluation par des Quiz de synthèse ou des régulation via des outils tels que la « Météo de la formation » ou le « Mot de la formation » sont indispensables. Et ils peuvent se réaliser à distance aussi bien qu’en présentiel.