Le cadre juridique de la FAD a été simplifiée à travers la loi du 5 septembre 2018 et du décret du 28 décembre 2018. La création en avril 2020 du certificat de réalisation de formation pouvant être exigé par certains financeurs apporte la dernière pièce à l’édifice d’un système, in fine, relativement favorable à la généralisation des formations à distance.

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Logique de la preuve a posteriori et non plus a priori

Avec la mise en place du “Certificat de réalisation de formation“, les organismes de formation ne sont plus contraints d’apporter les preuves de la réalisation de la formation au moment de la facturation, mais n’ont plus qu’à adresser un certificat de réalisation avec leur facture pour être pris en charge par les OPCO. Ce certificat est simple à réaliser et commun à tous les OPCO : cf. modèle du Ministère du travail.

Attention ! Cette souplesse pour la facturation ne signifie pas que l’organisme de formation n’a plus de preuves à apporter concernant la réalisation de la formation. Les exigences issues de la réforme de 2018 sont toujours applicables, mais le contrôle ne se fait plus a priori, mais a posteriori. L’OPCO paie sur justificatif de facture et du certificat de réalisation.

LOPCO peut faire ensuite un contrôle de “service fait” a posteriori. Il peut demander à l’organisme de formation d’apporter la preuve que le certificat de réalisation de la formation qu’il a produit était bien établi sur la base des éléments de preuve de la bonne réalisation de la formation. Et il peut le faire à tout moment dans la période des délais légaux en matière de formation.

A noter : pour l’instant, cette démarche ne s’applique qu’aux OPCO. Il est probable, mais pas certains, que des financeurs comme Pôle Emploi ou les Régions appliquent la même démarche.

Les 3 éléments de preuve à conserver en cas de contrôle de service fait

Quels sont ces éléments de preuve de la bonne réalisation de la formation pour une FAD ? Ils portent sur trois éléments essentiels et complémentaires. Ils seront donc à présenter en cas de contrôle de “service fait” de la part d’un OPCO.

La mise en oeuvre d’une double assistance

L’organisme doit faire la preuve qu’il a mis à disposition une double assistance, technique et pédagogique, auprès de ses apprenants.

• L’assistance technique consiste à aider l’apprenant en cas de difficultés techniques (avec la plateforme, la classe virtuelle, les outils de diffusion). Pour ce faire, l’organisme de formation peut mettre à disposition une assistance par messagerie qu’il peut compléter le cas échéant par des tutoriels.
• L’assistance pédagogique. Complémentaire à l’assistance technique, l’assistance pédagogique permet d’aider l’apprenant lorsqu’il se trouve en difficulté dans un apprentissage. L’organisme de formation peut mettre à disposition a minima une messagerie où l’apprenant pourra échanger avec un formateur ou e-tuteur.

L’information sur les conditions de mise en oeuvre de la formation

L’organisme de formation est tenu d’informer l’apprenant sur son parcours de formation en amont de la réalisation de la prestation. Ces informations portent notamment sur :

• La mise en oeuvre de la double assistance technique et pédagogique présentée ci-dessus,
• Le contenu du parcours de formation à finalité professionnelle se traduisant par des objectifs et des activités pédagogiques et des modalités d’évaluation pertinentes au regard du contexte de formation.

Cette information peut être réalisée par tout moyen. Depuis la circulaire DGEFP du 20 juillet 2001, le Protocole Individuel de Formation a été généralisé. Il n’est pas le seul moyen possible, mais c’est un outil que nous préconisons car relativement simple à mettre en oeuvre et reconnu par la communauté des financeurs. Certains financeurs proposent des modèles sur leurs sites comme celui très bien fait de l’AFDAS.

Les preuves de réalisation par “tout élément probant”

L’organisme de formation doit conserver des traces de l’activité d’apprentissage de l’apprenant. Dans les formations présentielles, cette trace est la feuille d’émargement. Dans la FAD, trois types de preuves peuvent être apportées :

• Des extractions de la LMS/LCMS/LTMS, des enregistrements de classe virtuelle permettant de montrer que l’apprenant s’est bien connecté, qu’il a utilisé les ressources pédagogiques mises à sa disposition,
• Des travaux réalisés qui ont pu être corrigés ou pas par le formateur ou des analyses réflexives réalisées par l’apprenant (rapport d’activité, journal d’apprentissage…).
• Des résultats d’évaluation à des quiz ou test de compréhension ou tout autre évaluation.

A noter : ces éléments de preuve ne sont pas cumulatifs. La logique qui préside est celle d’un faisceau de preuve en fonction du contexte de formation. Pour une formation de courte durée (de 7 heures par exemple) sur des connaissances techniques, un quiz de fin de formation de 10 questions pourra suffire. A contrario, pour une formation longue de plus de 150 heures sur des compétences métiers, des travaux réalisés complétés par des analyses réflexives et des extractions de LMS, si l’auto formation est importante, seront à réunir.

Pour aller plus loin…

L’article D. 6313-3-1 du code du travail sur la formation à distance- cliquez ici.

L’article R. 6332-26 du code du travail sur le service fait – cliquez ici.

Le modèle de certificat de réalisation – cliquez ici.

L’excellent dossier de la FFFOD réalisé en octobre 2019 sur le sujet et faisant aujourd’hui autorité – cliquez ici pour le télécharger.