AFEST : faire simple, efficace et éviter les usines à gaz !

Depuis 2018 nos clients, ingénieurs et responsables de formation, cabinets et organismes de formation, consultants-formateurs indépendants, nous posent fréquemment la question suivante : comment éviter les AFEST « usines à gaz », les « AFEST gadgets » et autres « bidules qui finissent par s’essouffler » ? Nous répondons habituellement à ces questions dans nos cycles certifiants et nos formations sur l’ingénierie AFEST. Nous avons résumé nos idées dans ce nouveau post du blog.

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La vraie question n’est pas la complexité : c’est l’investissement en ingénierie !

Pour C-Campus l’AFEST est par construction une modalité pragmatique, opérationnelle… et il est vrai, exigeante. Lorsque cette modalité « réconcilie » travail et formation, elle est bien appréhendée par les opérationnels et collectifs de travail dans les entreprises. Il y a peu ou pas de débats de ce côté et rarement des objections sur une pseudo « usine à gaz AFEST ». Ce qui questionne les opérationnels en AFEST, c’est plutôt l’investissement en temps et en ingénierie, d’où l’impératif de proposer une solide méthodologie pour réaliser cette ingénierie vite et bien.

Du côté des directions générales (PME) et RH (grandes entreprises) les AFEST rencontrent un écho favorable : elles sont considérées avec grand intérêt et les plus visionnaires y voient le terreau des « organisations apprenantes » !  Bref la complexité supposée des AFEST n’est pas un sujet pour les entreprises et les bénéficiaires, dès lors qu’on prend la peine de les expliciter et aborder correctement et simplement. En revanche elles soulèvent encore des appréhensions chez… certains professionnels de la formation ! Alors :  comment rester simple et efficace lorsqu’on conçoit et déploie des AFEST ?

Personne n’oblige à faire des usines à gaz AFEST !

A tort ou à raison, un « sentiment de bureaucratie en formation » règne chez les acteurs de la formation. Il est exact que notre cadre réglementaire sur la formation professionnelle est conséquent et… changeant, notamment depuis 2018. Pourtant le décret qui encadre les AFEST, nous le décryptons dans cet article, est tout à la fois stimulant, éclairant et pédagogique. Il est largement inspiré des expérimentations FEST, auxquelles C-Campus a eu le plaisir de participer entre 2016 et 2018. Le décret s’inspire donc des pratiques expérimentales en entreprises ! Qui plus-est, le cadre réglementaire de l’AFEST reste à ce jour ouvert à l’innovation pédagogique, comme nous l’avons plusieurs fois mentionné dans nos articles.
Bref personne n’est obligé de faire des usines à gaz AFEST !

Un peu de rigueur et beaucoup de bon sens dans l’ingénierie !

1.Tout se joue au diagnostic préalable…

Une démarche structurée et rigoureuse de diagnostic préalable aux AFEST  (Tout est décrit ici) amène des bénéfices en termes de simplicité et d’opérationnalité des AFEST. Elle invite le commanditaire ou le client à « raffiner » son projet AFEST. En partant de ses enjeux, des attentes et des besoins évidents ou prioritaires des acteurs de terrain (apprenants, accompagnateurs et managers, RRH), il s’agit d’amener son commanditaire à répondre à deux questions « pourquoi au fond, voulez-vous former en AFEST et pour quoi faire ? ». Ainsi, on évite de s’embarquer dans des AFEST qui ne seront pas SMART (selon l’acronyme connu : Spécifiques, Mesurables, Ambitieuses mais Réalistes et Temporalisées !). Pour paraphraser Sénèque : « il n’est point de vent favorable pour celui qui ne sait en quel port se rendre »

2. Le PIF : c’est bien plus qu’un gadget : 3 intérêts !

Le PIF (Protocole Individuel de Formation) en AFEST a deux vertus bien connues : primo, c’est l’outil de traçabilité qui remplace la feuille d’émargement, le programme, etc. Secundo, c’est un véritable contrat pédagogique bi ou tripartite qui responsabilise les acteurs car il mentionne les engagements mutuels entre l’employeur, l’apprenant, le formateur.

On oublie souvent son 3^ème intérêt : avec son annexe « positionnement » le PIF devient un véritable outil de pilotage et de personnalisation de la formation, pour chacun des apprenants concernés.

3. Rester « focus » : un leitmotiv.

Pour conserver la simplicité et viser l’efficience, en AFEST comme dans toutes les autres modalités, il faut se concentrer sur quelques objectifs, en l’occurrence 3 à 5 objectifs d’apprentissages maximum par période ! Il est déraisonnable de concevoir des AFEST couvrant l’ensemble d’un référentiel d’activités et compétences et représentant des centaines d’heures de formation cumulées. Non seulement c’est intenable au regard des impératifs et plannings du travail mais profondément inutile : un individu normalement constitué et son accompagnateur AFEST ne peuvent travailler plus de quelques compétences à la fois.

Pour des parcours longs, il est préférable d’imaginer plusieurs AFEST simples et orientées sur des priorités ou créer des boucles d’apprentissages successives AFEST.  D’autant que cette modalité ne remplace ni le présentiel, ni la FAD et qu’on peut aussi “souffler” entre deux AFEST, en nourrissant les apprenants de nouvelles connaissances.

Vous voulez de la simplicité ? On vous raconte comment dans cette vidéo

Trois questions clés afin d’adapter le formalisme

Trois sujets de réflexion pour ne pas créer des AFEST inadaptées dans leur formalisme ou générant un « sentiment de bureaucratie » :

1. Quelle est la culture de l’entité ?

Selon qu’on se trouve dans une entité qui cultive déjà la traçabilité en général, l’assurance qualité, le reporting, les plans structurés de développement de compétences… (par exemple : les entreprises de process)  ou dans une entreprise où l’on privilégie le compagnonnage, la transmission orale, la coolitude et les rituels informels (par exemple : le monde de la culture et de la communication), la couleur et la saveur de la traçabilité des AFEST ne seront pas les mêmes !

Bonne nouvelle : les textes mentionnent que les AFEST doivent être tracées par « tout élément probant » mais il n’est indiqué nulle part que c’est uniquement par écrit. Ouf ! beaucoup de paperasses peuvent être évitées : le son, l’image, la vidéo, etc. peuvent être utilisées !

2. Comment est le public ?

Le formalisme et la traçabilité devront s’adapter aux publics (et non l’inverse : on peut toujours essayer de forcer les gens à rentrer dans son formalisme, ça ne fonctionne pas durablement !)
C’est une évidence mais le niveau d’ apprenance en AFEST, l’ auto détermination, les prérequis sont différents selon qu’on adresse les AFEST à des personnels qualifiés, habitués à la formation professionnelle ou au contraire qu’on vise certains publics moins qualifiés ayant parfois des difficultés avec l’écrit et même l’oral. Dans ce dernier cas, la séquence réflexive et sa trace, devront être aménagées.  Dans tous les cas, même en étant inventif (nos référents certifiés le sont : certains utilisent même le chant enregistré en AFEST !) la traçabilité devra avoir du sens et un intérêt intrinsèque pour les acteurs principaux des AFEST : apprenants – accompagnateurs – managers. Mettons-nous un instant à leur place : ce qui leur importe c’est la qualité et l’adéquation de la réponse formative, pas le fait que nous les professionnels de la formation, nous devions la tracer pour justifier notre travail ! A nous de leur prouver que la traçabilité peut aussi servir leurs intérêts !

3. Sur quels marchés de l’AFEST se situe-t-on ?

Formalisme et traçabilité des AFEST dépendent du marché sur lequel on se situe. Il existe pour mémoire, 3 marchés AFEST :

• le marché des co-financements : au formalisme défini dans le code du travail et les décrets en matière de formation peuvent s’ajouter, selon les financeurs, d’autres exigences, justifiant des financements publics ou parapublics des actions de formation, dont l’AFEST. Les entreprises bénéficiaires et les organismes de formation n’auront guère d’autre choix que de s’adapter aux exigences !
• le marché des obligations et de la mise en conformité (les différentes obligations de formation s’imposant aux entreprises, notamment dans le cadre de l’entretien professionnel des 6 ans) : le formalisme de la formation en général (pas seulement AFEST) devra se conformer à ce que demandent les textes, la jurisprudence et… les autorités de contrôle. Notons quand même qu’au regard de l’investissement dans un certain formalisme, une AFEST pragmatique permet de grandement satisfaire aux obligations (et d’éviter les pénalités). La modalité demeure une vraie opportunité dans bon nombre d’entreprises et secteurs et pour certains bénéficiaires potentiels (travailleurs nomades, collaborateurs dispersés sur le territoire, collaborateurs en PME et TPE, demandeurs d’emploi, etc.) pour qui la formation classique est délicate à organiser ou ne répond pas vraiment aux attentes. La balance Investissement/Bénéfices reste majoritairement positive.
• le marché libre : sur ce marché de l’AFEST (le plus prometteur), le degré de souplesse sera bien plus élevé en matière de traçabilité : l’entreprise et le(s) référent(s) AFEST pourront inventer et innover en matière de formalisme (voir les points 1. et 2.) car il ne sera pas vraiment question de co-financements ni d’obligations mais d’efficience en formation !

Le formalisme et la traçabilité AFEST amènent aussi 5 bénéfices qui créent de la valeur ! 

En synthèse, les organismes de formation et les entreprises doivent formaliser et tracer les AFEST, c’est un fait. Elles peuvent surtout y trouver 5 bénéfices. Le formalisme des AFEST permet en effet :

1. D’engager les parties prenantes …au 1^er rang l’apprenant qui n’est plus seulement un bénéficiaire ou un consommateur de formation mais un co-constructeur de ses compétences en AFEST par ses positionnements :  initial et intermédiaires
2. De piloter la personnalisation …et la progressivité pédagogique des AFEST (PIF + Réflexivité)
3. De déclarer et valoriser les AFEST…en interne et externe : notamment auprès des partenaires sociaux et autorités de contrôle (PIF et évaluations)
4. De créer des futures capsules de digital learning… donnant du sens aux gestes et pratiques réelles dans le métier : à partir de captations vidéo de « gestes » et de réflexivité filmées, par exemple.
5. D’initier une démarche d’organisation apprenante… par des AFEST collectives et à tout le moins des rituels formels d’apprentissages en commun.

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