Quels critères pour comparer la formation en entreprise – 2ème partie ?

Nous poursuivons cette semaine notre analyse des critères et indicateurs permettant d’évaluer la performance d’un système de formation. Pour connaître les 4 premiers critères parus la semaine dernière, cliquez ici.

Les modalités d’évaluation

Kirkpatrick a créé un modèle en 4 niveaux aujourd’hui bien connu en matière d’évaluation de la formation. Malheureusement, ce modèle ne solde pas la question, comme nous avons pu le voir dans un post précédent. Actuellement, la question ne porte plus tant sur l’évaluation de chaque action de formation, mais plutôt sur l’évaluation générale des compétences. Il ne s’agit plus de savoir si la formation est efficace, mais plutôt si l’entreprise a à sa disposition en permanence les compétences nécessaires pour relever les défis qui sont les siens.

Quelques indicateurs permettant d’évaluer les modalités d’évaluation

• Des quiz périodiques permettent d’évaluer les connaissances nécessaires à la maîtrise des postes
• Des plans de développement des compétences ou matrice de multi compétences sont mis en place pour accompagner chacun des collaborateurs dans leur progression
• Les parcours de formation majeurs sont à visée certifiante
• La « gamification » ou « ludopédagogie » est utilisée pour renforcer la motivation des apprenants dans certains parcours de formation

La fluidité de la gestion administrative de la formation

La gestion administrative de la formation a longtemps été un poste important de dépenses que les entreprises ont souhaité limité. Pour ce faire, certaines ont créé des CSP ou centre de services partagés, d’autres ont préféré externaliser, d’autres encore ont “off-shoré”. Mais la question du coût administratif de la formation n’est pas toujours la meilleure façon de prendre le problème. Car, une formation mal gérée, ce sont des problèmes majeurs de synchronisation de compétences ou encore des surcoûts d’achats de formation. C’est pourquoi nous préférons parler de “fluidité” de gestion administrative de la formation que de seulement de coût administratif de formation.

Quelques indicateurs permettant de mesurer la fluidité de la gestion administrative de la formation

• Taux de salariés déclarant dans les enquêtes d’opinion bénéficier de la formation juste assez, juste à temps.
• Délais moyen entre demande de formation exprimée par le collaborateur et/ou le manager et mise en oeuvre de la formation
• Taux d’absentéisme aux formations planifiées
• Les formations sont planifiées de façon triennale, à l’année, au semestre ou au trimestre ?

Le professionnalisme et la mobilisation des acteurs de la formation

L’efficacité d’un système dépend du professionnalisme et de la mobilisation de ses acteurs. La formation ne déroge pas à cette règle. Et les acteurs sont nombreux dans le domaine de la formation. De l’apprenant lui-même au responsable de formation en passant par les managers, les formateurs, les tuteurs…  tous les acteurs doivent être bien formés et impliqués dans leur mission.

Quelques indicateurs à retenir pour évaluer le professionnalisme et la mobilisation des acteurs de la formation

• Les apprenants sont-ils formés à apprendre à apprendre ou autrement dit préparer à mener à bien leurs projets et stratégies d’apprentissage ?
• Les managers sont-ils préparés et sensibilisés à leur mission d’organisateur et d’accompagnateurs des apprentissages en situation de travail ?
• Les formateurs occasionnels qu’ils soient “terrain”, “présentiel” ou animateurs de classes virtuelles sont-ils formés et habilités à former ? Sont-ils constitués en communauté d’apprentissage ?
• Les formateurs permanents, s’il y en a, sont-ils bien formés et productifs (nombre de jours d’animation présentielle / an, nombre de classes virtuelles animées / an, nombre de jours de formation ou de modules conçus / an) ? Sont-ils évalués et accompagnés et si oui, quelle est leur note moyenne d’évaluation ?
• Les concepteurs de formation sont-ils prêts pour les nouveaux formats pédagogiques : formation digitale, multimodale, certifiante… ?
• Les responsables et chargés de formation ont-ils intégrés les transformations en cours de la formation ?

Le coût du système de formation

A une époque où il n’y a plus d’obligation fiscale de formation, la question du coût global du système de formation devient cruciale. Mais comment mesurer le coût d’un système de formation ? Certaines entreprises, mais elles sont rares, comptent tout. C’est-à-dire à la fois les coûts externes (achats, salles de formation, hébergement et logistique, équipement pédagogique – LMS, studio…), mais aussi internes : service formation, masse salariale des participants, temps passé par les formateurs et tuteurs occasionnels et les managers. Nous n’en connaissons pas qui vont jusqu’à comptabiliser les coûts de non formation. Ce serait pourtant la meilleure façon de faire.

Quelques indicateurs de coût du système de formation

• Coût horaire moyen total (ensemble des coûts externes et internes divisé par l’ensemble des heures de formation réalisées)
• Coût d’un module de formation digital learning de 20′ environ
• Coût de conception d’un module de formation présentiel d’une journée
• Coût d’animation moyen interne / externe par heure stagiaire (cela permet d’intégrer l’effet de taux de remplissage des sessions)
• Taux de frais non pédagogiques (hébergement, déplacement, salles de formation, gestion administrative)
• Productivité des équipes de gestion administrative (nombre ou masse salariale des personnels administratifs divisés par le nombre d’heures de formation réalisés).
• Taux de co-financement des formations