Déployer des AFEST en préservant tout leur potentiel !

L’AFEST présente de nombreux bénéfices pour ses parties prenantes (apprenants, accompagnateurs, management, collectif de travail…). La plupart des entreprises s’y engageant, obtiennent des succès tangibles, à condition de soigner l’ingénierie AFEST et son déploiement en « mode projet ».

Cependant ce déploiement d’AFEST peut parfois être ralenti ou gêné, principalement par des facteurs internes. Grâce aux différents retours d’expériences des clients ayant déployé des AFEST, nous avons identifié des freins, risques et aléas, ainsi que des pistes de solution pour dépasser les freins au développement des AFEST et préserver ainsi tout leur potentiel.

Nous les regroupons dans cet article en 4 grandes catégories regroupant au total 10 freins possibles au déploiement.

Anticiper les freins organisationnels et ceux du collectif de travail

Des freins importants se situent parfois au niveau de l’organisation elle-même. Examinons-les, ainsi que les solutions.

Frein n°1 : Rigidité de l’organisation

L’organisation est « rationnalisée » par le haut. Les modes opératoires sont « décrits dans le détail », le travail est « découpé » entre plusieurs « exécutants ». Dans une logique “tayloriste” parfois, toute possibilité de réflexion sur le travail est retiré aux  travailleurs… (hélas cela existe encore en 2022 !). Il existe en ce cas peu de réelles marges de manœuvre, d’initiatives, au niveau des collaborateurs, encore moins de temps pour réfléchir et par conséquent peu de réelles possibilités d’AFEST !

Solution : un référent AFEST réalise une analyse de l’organisation et du travail. Il s’agit par exemple d’aider les lignes managériales à identifier des « gisements d’AFEST » et de démontrer que la modalité peut contribuer à des enjeux majeurs :

• développement de la polyvalence ou reskilling
• renforcement des capacités individuelles,
• meilleures coopérations au sein du collectif, entre collègues,
• excellence opérationnelle,
• développement du savoir-être, (comportements professionnels)
• etc.

Ce ne sont pas les sujets qui manquent, à condition de redonner un peu la main aux praticiens de terrain : sur leur propre organisation et dans la réflexion sur leur travail !

Frein n°2 : Fonctionnement en vase clos

Certains collectifs de travail fonctionnent en vase-clos. Ils se renouvellent peu :

• pas de sang-neuf (peu de mobilité, pas de recrutement externe)
• peu ou pas de nouveaux entrants à former,
• accueil rarissime d’alternants, apprentis ou stagiaires,
• peu ou pas de nouveaux apports de “savoirs”,
• un certain ronron ou conformisme, à terme préjudiciable.

Solution : aider les managers d’équipe à évaluer leurs « risques d’obsolescences de compétences » et à développer des principes d’équipe apprenante.

Sortir ainsi le collectif de sa zone de confort et éviter le “syndrome de la grenouille dans la casserole d’eau qui chauffe” : le monde change, les entreprises changent et s’adaptent, ainsi que les autres équipes, sauf le collectif, qui ne s’en rend même pas compte, allant jusqu’à accepter difficilement l’arrivée de pratiques ou personnes “différentes” !

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Frein n°3 : Surcharge durable d’activités, liée… au manque de personnel

Le paradoxe suivant règne dans les secteurs “en tension” :

• Manquant de personnel, la surcharge de travail devient la “norme” de l’organisation,
• Ce qui l’empêche d’accueillir, d’intégrer et de former dans de bonnes conditions des nouveaux (futurs) collaborateurs,
• Ce qui a comme conséquence, au mieux une maîtrise incomplète des compétences et activités attendues, au pire un départ ou une fin précoces de période d’essai, de ceux précisément qui devaient renforcer le staff,
• Ce qui finit par entretenir la surcharge !

Solution : pour sortir de ce cercle vicieux, l’option AFEST est à considérer sérieusement ! Charge au responsable L&D d’aider l’organisation à concentrer l’AFEST sur des priorités. Par exemple sur les situations de travail réellement « emblématiques » du job.

L’AFEST mobilise au fur et à mesure de moins en moins les tuteurs et accompagnateurs vis-à-vis des apprenants, dès lors que le « moteur de l’AFEST », à savoir l’analyse réflexive , s’allume. L’apprenant apprend alors essentiellement par lui-même et de sa pratique ! 

Frein n°4 : Peu d’experts sur une activité stratégique

Plusieurs sciences humaines (paléo-anthropologie, psychologie du développement, sociologie des organisations) ont montré que lorsqu’une activité (ou compétence) est maîtrisée par un nombre faible et décroissant d’individus, la probabilité  qu’elle s’appauvrisse, voire disparaisse rapidement (à tout jamais ?) augmente.

Des “technicités” ont ainsi disparu au fil du temps, au sein d’entreprises et filières qui auraient actuellement bien besoin de les retrouver ! Ne fut-ce que parce qu’il s’agit de « relancer une activité en France ». Hélas notre pays se trouve confronté à cette difficulté dans plusieurs filières hautement stratégiques !

Solution : au niveau de l’état, des territoires et “clusters”, des efforts sont réalisés pour accompagner la re-localisation ou le redéploiement d’activités stratégiques.

En ce qui concerne l’entreprise, l’AFEST combinée à d’autres approches, comme le “digital learning”, peut déjà contribuer :

• à la captation des « savoirs stratégiques »,
• à leur capitalisation et formalisation,
• et à leur diffusion : en “one to one”, “one to many”, “few to many”, etc.

Aider les managers à créer des conditions facilitantes

Le déploiement des AFEST relève aussi de la responsabilité des managers. Pas seulement de celle des référents, chefs de projet AFEST ou de la direction L&D.

Frein n° 5 : Omettre de clarifier droits et devoirs des parties prenantes.

Rester dans l’implicite n’est pas favorable aux déploiements AFEST. Par exemple, pour un apprenant, uniquement invoquer un « droit à l’erreur » ne suffit pas. La précision des managers concernés est nécessaire : marges d’erreur, tolérance en nombre d’essais, différences entre erreur et faute, modalités d’alerte et de correction de l’erreur, etc.

De même un accompagnateur AFEST ne peut pas « deviner » ses propres droits et devoirs : par exemple, l’exemplarité en toutes circonstances vis-à-vis des apprenants.

Solution : établir une charte d’engagements mutuels ou un article précisant la nature des « droits et devoirs » dans le protocole individuel de formation (PIF) encadrant l’action de formation.

Frein n° 6 : Désigner des accompagnateurs sur des critères pas totalement objectifs

Choisir les accompagnateurs AFEST parmi les meilleurs équipiers du collectif (ou se désigner soi-même « accompagnateur » en tant que manager) part d’une bonne intention. Posséder un niveau de maîtrise sur le fond, c’est intéressant mais pas suffisant. Cela serait même contreproductif si l’accompagnateur “imposait” à l’apprenant son savoir, sa façon de faire ou son analyse des faits …

Solution : vérifier l’adhésion volontaire des personnes concernées au rôle d’accompagnateur. Ainsi que leurs capacités à se mettre de manière pro-active au service de la progression de l’apprenant :

• un degré de bienveillance,
• une certaine neutralité,
• ainsi qu’une aptitude à écouter activement,

… sont des critères à avoir en tête, lors de l’identification des futurs accompagnateurs.

Mieux accompagner les accompagnateurs AFEST

Les directions des ressources humaines ou du développement RH mettent souvent en lumière le rôle essentiel des tuteurs et accompagnateurs dans la préservation du capital de compétences internes. A condition aussi, de les y aider !

Frein n° 7 : Proposer un deal pas toujours très clair

L’installation trop tardive dans le rôle d’accompagnateur, un certain flou sur la mission des tuteurs-accompagnateurs, la confusion de posture avec celle du “formateur” sont des écueils fréquents en AFEST.

Solution :  S’il est délicat de former à l’avance des viviers d’accompagnateurs, l’entretien professionnel sert déjà à identifier des volontaires au rôle. En outre L’AFEST n’est pas un jeu à somme nulle : tous ses acteurs doivent en retirer un bénéfice.

Dans un deal “complet” avec l’accompagnateur, le responsable L&D peut par exemple proposer :

• un temps dédié pour jouer ce rôle,
• une participation des accompagnateurs à l’identification des situations apprenantes AFEST (cela les valorise),
• un abondement du CPF de l’accompagnateur, en reconnaissance de sa contribution à l’AFEST,
• ou encore la prise en charge de sa formation d’accompagnateur.

Frein n° 8 : Oublier d’accompagner et de piloter les accompagnateurs

L’entreprise qui déclenche des AFEST, oublie parfois qu’elle embarque de facto deux « catégories » d’apprenants :

• les bénéficiaires d’AFEST à proprement dit (sur les compétences techniques et comportementales attendues dans le job)
• leurs accompagnateurs (qui doivent eux-mêmes progresser en posture et méthodes pédagogiques).

Ne s’intéresser qu’aux parcours des premiers, risque de laisser les seconds assez seuls face aux besoins d’accompagnement qu’ils pourraient rencontrer en cours d’AFEST.

Solution : le référent AFEST devient aussi « l’accompagnateur des accompagnateurs »

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Stimuler l’engagement des bénéficiaires

L’acteur principal de toute AFEST reste l’apprenant. L’apprenance et l’engagement en formation restent à cet égard prépondérantes. (lire nos articles ici et là sur ces 2 concepts pédagogiques)

Frein n° 9 : Redevenir un apprenant : pas toujours facile !

Parfois les salariés n’acceptent pas d’être remis en situation “d’apprenants” (mobilité contrainte, reskilling, polyvalence un peu “forcée”…) Par ailleurs, les personnes récemment recrutées et possédant une 1^ère expérience ne se considèrent pas toujours comme “débutantes”. Alors qu’elles ont objectivement des choses à apprendre.

Solution : mettre en avant les méthodes pédagogiques alternatives à la formation descendante “scolaire”, précisément ce que propose l’AFEST : auto ou co-positionnement, réflexivité, ainsi que la possibilité offerte à l’apprenant de co-définir au fil de l’eau (avec l’aide de son N+1 et de son accompagnateur) son propre parcours d’apprentissage.

Frein n° 10 : Ne pas toujours oser dire ses difficultés.

L’expression des difficultés n’est pas naturelle chez certains apprenants, estimant à tort qu’il s’agirait d’un « aveux de faiblesses de leur part ». D’autres se sentent obligés de progresser vite et bien ! Or par essence, l’AFEST procède souvent d’une suite de tâtonnements, d’erreurs, de retours en arrière, de corrections, bref d’itérations successives…avant d’apercevoir la solution ou de “débloquer” certaines compétences enfouies !

Solution :

• fixer des objectifs personnalisés factuels et précis, avec des critères permettant à l’apprenant de « se situer » régulièrement,
• enlever toute pression de résultat à court terme,
• exprimer des feed-back et faire s’exprimer l’apprenant (accompagnateur) pour anticiper des difficultés : Ne pas parler de ses difficultés cela s’appelle le syndrome du bon élève et cela peut déboucher sur une spirale d’échecs,
• valoriser la vertu pédagogique de l’erreur… quand on l’accepte pour apprendre,
• jalonner et célébrer les premiers progrès et les petites victoires