Henri OccreLa « mécanique » de l’AFEST (action de formation en situation de travail) est d’une grande simplicité : une alternance de mises en situation et de réflexions de l’apprenant, avant, pendant ou après les mises en situation (qu’on appelle “réflexivité”).
Pour autant, l’AFEST suscite de nombreuses questions… ainsi que des objections.
Voyons comment y faire face et y répondre ! En effet, soigner sa communication est déterminant pour embarquer une organisation dans cette modalité très prometteuse qu’est l’AFEST.
Quatre questions récurrentes …
Abordons d’abord les questions que posent régulièrement les personnes à qui l’on présente pour la 1ère fois l’AFEST…
Combien coûte une AFEST ?
La réponse est complexe. Le “coût” d’une AFEST dépend de multiples facteurs. Par exemple : l’AFEST s’inscrit-t-elle dans un parcours multi-modal avec du présentiel ou de la formation digitale ? Est-elle conçue et déployée par des formateurs externes ou internes ? Etc.
Pour faire simple :
- le coût d’ingénierie d’une AFEST correspond à du temps/ femme-homme (celui du référent AFEST interne ou externe).
- Son coût de déploiement est en revanche limité : l’apprenant se forme en travaillant et il n’est pas nécessaire de le remplacer à son poste et encore moins de payer des frais de déplacement en formation.
- Les situations de travail sont le matériau pédagogique utilisé : pas besoin d’investir dans des infrastructures et matériels de formation : salles, supports, simulateurs, environnements informatiques “bac à sable”, etc.
Qui sont les « formateurs » en AFEST ?
Deux acteurs principaux sont mobilisés en AFEST (outre les apprenants eux-mêmes, qui « y co-construisent leurs propres savoirs ») :
- des référents, c’est-à-dire des architectes, concepteurs et coordinateurs d’AFEST. Ce sont souvent des formateurs déjà (internes ou externes) mais aussi des gens de métiers passionnés par la transmission ou encore des responsables de formation.
- des accompagnateurs – tuteurs : souvent praticiens ou bons connaisseurs du métier, ils accompagnent les apprenants dans les mises en situation et les questionnent lors des séquences réflexives.
Quels sont les bénéfices principaux pour une entreprise ou organisation ?
Ils sont potentiellement très nombreux, à condition de faire des AFEST simples, de qualité et centrées sur des priorités de développement des compétences :
- Rendre visibles des transmissions d’expertises et des « formations » informelles jusque-là non reconnues.
- Tracer les AFEST et valoriser l’effort formation « terrain »
- Former à ses besoins, sur un temps plus court et dans l’entreprise, au poste de travail même.
- Rendre compétents ses collaborateurs, sans qu’ils quittent leur travail.
- Former plus souvent en interne, juste assez, juste à temps, à moindre coût (et sans perte de production) et à moindre contrainte
- Générer une dynamique d’apprentissage au sein de son organisation (réflexivité, apprentissages entre pairs, réseau d’experts…) et s’engager dans une logique de formation permanente.
Et pour les apprenants ?
Les bénéfices sont aussi variés :
- Se former juste assez, juste à temps, au plus près de ses enjeux et besoins opérationnels
- Bénéficier d’un accompagnement personnalisé
- Une reconnaissance ultérieure des acquis possible (formalisation de la progression au travers du positionnement amont – aval de ses compétences)
- Bénéficier de l’appui de ses collègues mobilisés dans l’ancrage et la mise en œuvre des compétences : conseils, guidance, échanges d’expériences etc.
- Développer une capacité de prise de recul, de réflexivité et ainsi apprendre à apprendre de sa pratique et de soi-même.
Deux questions du moment : le financement et le modèle de déploiement des AFEST
Deux questions majeures se posent dans les entreprises qui s’interrogent sur le déploiement des AFEST.
L’AFEST est-elle finançable ?
Sous conditions oui. Mais :
- s’intéresser au financement sans s’interroger d’abord sur les enjeux, objectifs, finalités de l’AFEST, laisse à penser qu’on la considère comme un dispositif de financement,
- or, répétons-le : l’AFEST est une modalité pédagogique, une façon de former et apprendre. Il ne s’agit pas d’une enveloppe budgétaire, dans laquelle on peut piocher,
- et puis qui dit financement (public ou OPCO) dit « comptes à rendre » et justificatifs à produire…
La question du financement occulte une autre question encore plus fondamentale : l’entreprise est-elle prête à investir dans la formation interne et le développement des compétences ? Ou au contraire considère-t-elle la formation comme un coût ?
Pour reprendre une idée bien connue : « si vous trouvez que la compétence coûte cher, essayez l’ignorance pour voir ! »
Comment “passer à l’échelle” et déployer largement des AFEST ?
Nous avons abordé cette question dans plusieurs articles (on parle des expériences de deux de nos clients ici ou là)
Les principales pistes sont :
- Identifier , former et animer des viviers d’accompagnateurs-tuteurs AFEST,
- Se doter d’un applicatif type smartphone (ou solution équivalente) qui interfacé avec le SI RH formation, va permettre de remonter les données (nombres d’apprenants, heures d’AFEST, etc.) et de les tracer (grilles de positionnements, traces réflexives, évaluations, etc.),
- Impliquer les managers de proximité,
- Soigner sa communication auprès des IRP et des salariés.
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Douze objections sincères… mais souvent infondées !
L’AFEST est encore nouvelle dans le paysage de la formation (90% des entreprises n’en ont jamais entendu parler). Elle suscite au fur et à mesure de sa « diffusion », des doutes et certaines objections. C’est normal.
Voyons comment les traiter !
« Nous on veut bien faire de l’AFEST mais pas de la paperasse ! »
La traçabilité ne passe pas forcément par des papiers. On peut aussi utiliser des moyens modernes, et intuitifs, prenant le moins de temps possible. Tracer peut se faire de manière variée. Exemple : via des enregistrements sonores, vidéos, photos, un réseau social interne, un applicatif sur un smartphone, etc…
« Cela va nous prendre du temps de former ! »
C’est en partie vrai. Mais l’effort de formation est à comparer aux coûts de “l’incompétence” : non-qualité, erreurs pénalisantes, insatisfaction des clients, turnover, etc.
Le temps investi au départ, est regagné largement ensuite ! Contrairement au départ en stage ou au digital learning, en AFEST le collaborateur-apprenant est toujours en poste et travaille (assure une production ou une prestation) quand même…
« Je fais déjà de la formation sur le tas, pas la peine de passer à l’AFEST. »
Dans quelle mesure la formation sur le tas est-elle réellement homogène, efficace et utile ? Pense-t-on sérieusement que tout le monde a un profil autodidacte et est capable de se fixer des objectifs et d’apprendre seul ? Et puis répond-on ainsi à ses obligations de formation ? Non…
Avec l’AFEST , tous les apprenants sont, par exemple, accompagnés avec le même niveau de qualité pédagogique.
« C’est compliqué avec mon activité et mon organisation de déployer des formations internes. »
L’AFEST est toujours faite au rythme de l’entreprise et sur la base des acteurs présents et mobilisables dans les collectifs de travail. Elle garde la maîtrise du tempo et de l’ampleur de la formation. L’ AFEST est d’ailleurs souvent la formation par “petits pas” successifs, petits succès.
« Nous n’avons pas de formateurs internes. »
Effectivement il s’agit d’identifier ses ” référents & accompagnateurs” et de compléter en faisant appel à des intervenants externes.
Parmi les sachants internes, se trouvent certainement les futurs référents AFEST.
Et parmi les équipiers expérimentés (et volontaires), les futurs accompagnateurs d’apprenants.
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« Difficile d’expliquer ce qu’est la réflexivité …»
Le terme de “réflexivité” peut faire peur. En fait il s’agit de créer des moments privilégiés où l’apprenant, avec l’aide de l’accompagnateur (ou au sein d’un collectif d’apprenants) réfléchit et prend du recul sur sa pratique, entre les mises en situation. Ainsi il apprend concrètement et mémorise mieux.
Différentes techniques de questionnement existent pour mener à bien ces séquences de réflexivité. Mais en démarrant, on peut utiliser des types très simples inspirés des techniques de briefing et débriefing.
« L’AFEST est chronophage ! »
Une partie du temps de l’AFEST se fait dans l’activité de travail habituelle de l’apprenant. Le temps “hors production” correspond aux séquences réflexives. C’est par la pratique réflexive que l’apprenant ancre ses compétences et qu’il trouve des solutions durables et reproductibles dans d’autres situations de travail.
Les déploiements AFEST montrent une accélération significative de la montée en compétences : jusqu’à 30% de temps gagné dans l’autonomie au poste !
« Nous faisons déjà des AFEST mais nous ne les déclarons pas… »
Ce serait dommage car l’AFEST peut figurer dans le plan de développement des compétences.
Nous avons remarqué aussi que les clients et donneurs d’ordre des entreprises sont de plus en plus sensibles à la qualité des formations internes du personnel de leurs fournisseurs et prestataires.
Sans parler de la “marque employeur” pour attirer des nouvelles recrues…
« Les apprenants vont se surévaluer en AFEST ! »
Parfois c’est l’inverse : ils se sous-estiment dans leur capacité à faire bien ! Le référent AFEST peut identifier avec les encadrants, les critères observables et mesurables de maîtrise des activités. Les accompagnateurs proposent aux apprenants des méthodes d’évaluation en situation.
« Avons-nous la légitimité, le niveau et les méthodes pour nous lancer en AFEST ? »
Toute entreprise et son personnel possèdent un capital de compétences et d’expériences à exploiter. En AFEST, on ne demande cependant pas aux opérationnels de jouer aux formateurs ni à l’entreprise de devenir organisme de formation.
La meilleure démarche est de se faire accompagner par un référent AFEST chevronné et de se lancer en expérimentation à petite échelle. Puis d’en tirer des enseignements pour mieux faire encore !
« Chaque heure de travail compte. Or on est “à l’os” déjà pour produire ! »
Nous conseillons dans ce cas dans un premier temps de travailler uniquement sur quelques compétences emblématiques et critiques, qui ont du sens par rapport aux priorités de l’activité.
Le planning AFEST est bien entendu discuté et validé avec le management.
« Sans argent et financement, je ne peux pas faire l’AFEST… »
C’est ce qu’on appelle une “fausse barbe” ! On peut raisonner différemment : Que coûte la non-compétence ou l’insuffisance de compétences en termes de perte de production ou de qualité, de mauvaise ambiance au travail ? etc. Quels indicateurs opérationnels pourraient progresser si les salariés gagnent en compétences ? Ensuite un argumentaire chiffré et précis peut convaincre un décisionnaire… Un conseiller en formation ou un consultant certifié AFEST peut aider l’entreprise à créer ce “rationnel économique”.
Marc Dennery
