Formalisme en formation : comment éviter les excès ?

Nous sommes régulièrement interpellés par des clients sur la question du formalisme, jugé parfois « excessif », de la formation professionnelle en France. Leurs initiatives et innovations en formation (par exemple AFEST ou digitalisation) seraient freinées ou subiraient une forme d’autocensure. Ils invoquent l’accumulation et la complexité du formalisme exigé. Or il existe un « mauvais » et un « bon » formalisme (comme le mauvais et le bon cholestérol), différenciation que nous abordons dans cet article. Nous évoquons aussi la mise en œuvre concrète du « bon » formalisme, tout en respectant le cadre réglementaire, bien sûr.

Pourquoi formaliser ?

C’est l’intérêt de tous les acteurs de la formation. Ne tombons pas dans le cliché facile où le formalisme n’intéresserait que les services et agences de l’état ou les OPCO. Nous-mêmes (Organismes de formation, Responsables Learning & Development, Consultants-Formateurs) générons souvent un formalisme « utile ».

7 grandes « utilités » du formalisme en formation ?

1. Protéger les « consommateurs » de formation (publics et clients) et les préserver de certaines dérives…
2. Faciliter le contrôle qualité des processus mis en oeuvre en formation (Datadock, Qualiopi et peut-être demain ISO ? en sont une illustration),
3. Permettre le suivi des actions et le contrôle de l’utilisation des financements publics et des fonds mutualisés de la formation,
4. Valoriser et comptabiliser l’effort de formation, que ce soit en interne (bilan social, bilan pédagogique) ou en externe (marque employeur). Car ce qui ne se mesure pas, ne compte pas !
5. Contribuer à améliorer la pertinence des dispositifs de formation
6. Pouvoir officialiser ou attester les compétences acquises des apprenants, ce qui est la moindre des choses !
7. Structurer pédagogiquement le parcours de formation, ce qui est indispensable…

Le “mauvais formalisme” en 4 erreurs fatales…

Qu’on soit employeur, manager, formateur, stagiaire de formation ou conseiller d’OPCO, nous avons tous un jour pesté contre « l’administratif » en formation ! Comment qualifier le mauvais formalisme, au-delà du mot valise « administratif » ?

Le formalisme n’embarque pas toujours de « sens »

Le sens est pourtant indispensable. Combien de managers et collaborateurs sont confrontés au formalisme de l’entretien professionnel « obligatoire », sans qu’on leur en donne les tenants et aboutissants ? Et encore moins les bonnes pratiques !

Combien de stagiaires accepteraient de renseigner des fiches d’évaluation de formation s’ils savaient réellement à quoi elles servent ?

Le formalisme poursuit parfois des chimères !

Par exemple le tracking des relevés de connexion e-learning sur un LMS ne présume  pas de l’acquisition de connaissances par des apprenants. Il y a eu de nombreuses dérives d’ailleurs. De même qu’une collection de plusieurs centaines d’heures de feuilles d’émargement ne garantit pas qu’on n’ait pas affaire à un « margoulin » de la formation. Seuls les travaux réalisés en formation par les apprenants et les évaluations de leurs acquis prouvent in fine, le sérieux de la démarche pédagogique ou l’atteinte partielle ou totale des objectifs de formation.

Le formalisme n’est pas orienté sur l’enjeu : l’atteinte d’un objectif professionnel…

Lorsqu’un formateur et un apprenant consignent principalement des éléments de formalisme de type « relevés de temps passés en formation », et omettent de formaliser les évaluations, un feed-back, un plan de progrès, etc., il y a péril en la demeure. On s’écarte de l’esprit et de la finalité de toute action de formation !

Le formalisme procèderait parfois d’un fonctionnement bureaucratique, comme le diraient Michel Crozier ou Hannah Arendt (ou Terry Gilliam).

• C’est le cas, par exemple, lorsque le formalisme aboutit à…
  Un contrôle strict et systématique des apprenants : ce qui ne les incitent pas vraiment à devenir “acteurs de leur formation”.
• Un enfermement dans un cadre prédéfini standard de formation : ce qui offre peu de possibilités de personnalisation ou d’adaptation des parcours au fil de l’eau.
• Une inhibition des initiatives d’apprentissage ou pédagogiques : cela revient à nier que les individus ont souvent des préférences d’apprentissage singulières et peuvent réaliser un parcours différent de celui qui était prévu par le concepteur de formation.
• Des contraintes fortes imposées aux animateurs de formation (scénario pédagogique rigide par ex.) ce qui a tendance à les dé-responsabiliser ou démotiver.

Le “bon formalisme” et comment le mettre en œuvre aisément ?

Il est important de le souligner : le bon formalisme génère au moins 7 bénéfices pédagogiques. Examinons-les et voyons quels outils formels utiliser.

1. Conscientiser l’acte d’apprendre => PIF Protocole Individuel de Formation et ses annexes : positionnement & évaluations
2. Marquer un engagement des parties prenantes : apprenants, formateurs, employeurs => PIF
3. Prioriser, personnaliser et piloter les objectifs d’apprentissage => PIF et annexes positionnement
4. Déclarer et valoriser l’effort de formation => PIF et annexes
5. Reconnaître officiellement les compétences acquises des apprenants => annexes évaluations + “production des apprenants”.
6. Créer du matériau pédagogique pour d’autres apprenants => compte rendu des séances réflexives formelles et partage des “productions” des apprenants
7. Inciter les collectifs et experts à capitaliser, formaliser leurs savoir-faire internes et à les « polliniser » => modélisation des activités de travail, captations de contenus, diffusion (vidéos, podcasts, modules digitaux…).

Comme nous l’avons déjà évoqué dans d’autres articles, le PIF semble l’outil central du formalisme « utile ». Notamment lorsqu’il porte sur un parcours mobilisant plusieurs modalités pédagogiques (AFEST, Formation Digitale, Tutorat, etc.). Il présente en outre plusieurs avantages intrinsèques :

• Il constitue une sorte de “contrat pédagogique” bi ou tri-partite, et énonce clairement les objectifs, modalités et moyens de la formation,
• Il est connu des financeurs et des services de l’emploi et de la formation professionnelle,
• Il apporte une certaine sécurité juridique au dispensateur ou à l’employeur,
• Il est relativement simple, des modèles existent,
• Il est informatisable,
• Il est traçable d’ores et déjà dans les SI.

Vous souhaitez vous faire accompagner sur des ingénieries de formation embarquant le “bon formalisme” ? Former vos formateurs – cliquez ici – et vos Référents AFEST – cliquez-là – à bien formaliser ? Vous vous posez des questions sur la traçabilité de la formation à l’ère de la massification des AFEST et de la commodalité ? C-Campus et ses partenaires peuvent vous aider : contact@c-campus.fr