Marc DenneryLa traçabilité des actions de formation reste un enjeu après la loi du 5 mars 2014. Que ce soit pour respecter l’obligation de formation tous les 6 ans ou pour bénéficier des co-financements d’un OPCA, l’entreprise doit encore faire la preuve de l’effectivité de la formation. Le Protocole Individuel de Formation ou PIF peut y aider pour les formations autre que le stage classique.
Qu’est-ce qu’un PIF ?
Le PIF ou protocole individuel de formation est un contrat tripartite établi en complément de la convention de formation entre l’apprenant, le référent ou tuteur et l’organisme de formation. Il peut devenir quadripartite quand le manager ou le responsable de formation de l’entreprise est amené à le signer.
Ce contrat comprend a minima les rubriques suivantes :
- Les objectifs, le programme détaillé, la durée, les méthodes pédagogiques et les pré-requis du parcours de formation
- Les modalités d’évaluation et de contrôle des acquis
- Le profil des formateurs et des référents ou tuteurs qui accompagnent l’apprenant tout au long du parcours,
- Les conditions de mise en œuvre de cet accompagnement à la fois techniques et pédagogiques (les points périodiques s’il y a lieu entre l’apprenant et son référent, les possibilités de contact entre eux et les délais de réponse du référent aux sollicitations de l’apprenant en cas de difficulté dans son apprentissage).
Pour aller plus loin, voici deux exemples de PIF.
Quels sont les avantages du PIF ?
Le PIF n’est pas un document exigé par l’administration pour apporter la preuve de la traçabilité d’une formation, mais un document conseillé depuis la parution de la circulaire DGEFP du 20 juillet 2001.
Son principal avantage est de permettre de définir le temps d’apprentissage a priori. Concrètement, s’il est indiqué dans un PIF que le temps moyen d’apprentissage à distance est de 10 heures, quel que soit le nombre d’heures passées par l’apprenant, il sera comptabilisé 10 heures.
La logique de contrat qui sous-tend le PIF permet de s’accorder entre toutes les parties prenantes.
Une fois signé, le salarié ne peut pas, en principe, remettre en cause la durée convenue. Par exemple, il ne devrait pas pouvoir exiger le paiement d’heures supplémentaires s’il a dépassé la durée fixée de formation ou remettre en cause le nombre d’heures décompté de son compteur CPF.
Quels sont les inconvénients du PIF ?
Le PIF n’apporte pas à lui seul la preuve de la traçabilité de la formation. Celle-ci, depuis le décret sur la FOAD du 20 août 2014, peut être apportée à travers trois éléments :
1° Les justificatifs permettant d’attester de la réalisation des travaux exigés
2° Les informations et données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation
3° Les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation
Le PIF permet de définir la durée à prendre en compte, mais pas le fait que la formation a bien été réalisée. Celle-ci nécessitera par exemple d’enregistrer en complément les résultats à des quiz, de conserver les travaux réalisés au cours de la formation ou d’attester d’échanges entre le référent et son tuteur (par exemple : la trace d’entretien téléphoniques ou de classes virtuelles).
Autre inconvénient majeur du PIF, sa lourdeur administrative. Il est nécessaire de le faire signer par les différentes parties. Le jeu n’en vaut pas la chandelle pour des formations de courte durée, à moins de mettre en place un système informatisé avec signatures électroniques.
Quelle alternative au PIF ?
Il n’y en pas beaucoup. Et le PIF, sous l’impulsion des démarches qualité des OPCA va probablement se généraliser dans les années à venir. Si vous ne souhaitez pas mettre en place le PIF, vous pouvez toujours enregistrer les temps de connexion provenant de votre plateforme. Mais dans ce cas, vous ne pouvez compter que le temps a posteriori.
Henri Occre
