Réaliser le diagnostic préalable d’un projet de formation – Mode d’emploi

Monter un dispositif de formation, qu’il soit multimodal ou pas, doit se gérer comme un projet. Et comme tout projet, la phase de diagnostic est primordiale. Voici comment traiter les 5 champs du diagnostic préalable à l’élaboration d’un dispositif de formation.

1- Le changement

Tout projet de formation s’inscrit dans un projet plus global de changement ou de développement. Cela peut être changer une culture managériale, introduire un nouveau produit ou une nouvelle méthode de travail ou intégrer de nouveaux collaborateurs afin de faire face à une surcharge d’activité. Appréhender les enjeux de ce projet de changement permet de mieux identifier la finalité de la formation et, in fine, les moyens qui lui seront alloués. 

Principales questions à se poser :

• Quelles sont les origines du projet de changement et quelles sont les raisons qui ont conduit à le mettre en oeuvre ?
• Quels sont les bénéfices attendus du projet de changement ?
• En quoi la formation pourrait-elle contribuer à la réussite du projet de changement ?

2-L’apprenant

Il peut être caractérisé par trois dimensions clés : 1) son style d’apprentissage et notamment ses capacités à apprendre par lui-même et la possibilité d’obtenir le soutien de son environnement, 2) ses connaissances et compétences dans le domaine visé ou si l’on préfère ses pré-requis, et enfin 3) son niveau d’engagement dans la formation (est-il volontaire ou réfractaire ?).

Principales questions à se poser :

• Quel est le projet d’apprentissage des futurs apprenants ? Que cherchent-ils à travers cette formation ? Une reconnaissance, un perfectionnement, une mobilité, une reconversion… ?
• Quel est le niveau de sentiment de compétences des apprenants ? Ont-ils confiance dans leurs capacités à réussir les tâches (professionnelles et de formation) qui leur seront proposées en cours ou à l’issue de la formation ?
• Quel est leur niveau d’autodétermination ? Ont-ils le sentiment d’avoir le choix de suivre cette formation ou ont-ils l’impression qu’elle leur est imposée ?

3-Le contenu

C’est ce qui doit être acquis par l’apprenant. Le contenu peut-être plus ou moins stabilisé. Un travail de recherche préalable est le plus souvent à réaliser pour rassembler le contenu, puis pour le structurer. A l’ère digitale, une recherche sur la toile devient incontournable. Un processus systématique de veille est à mettre en place par les concepteurs pédagogiques.

Principales questions à se poser :

• Quel est le contenu validé existant ?
• Quels sont les contenus réutiisables (ancien modules de e-learning, sites internet, bases de connaissances) ?
• Qui détient l’expertise pour produire les contenus non encore validés ? Et quels seront les processus et les délais de validation de ces contenus ?

4-Les acteurs

Outre l’apprenant, trois acteurs principaux sont à interviewer lors du diagnostic préalable. Le commanditaire qui va exprimer les enjeux et objectifs du projet. L’expert qui donnera des informations précieuses sur le contenu et parfois également sur le profil des apprenants et le projet de changement. Le manager qui nous permettra de mieux cerner les attentes au plus près du terrain. Parfois, il peut être utile de faire appel également aux clients et aux collègues des apprenants pour mieux comprendre l’environnement de ces derniers.

Principales questions à se poser :

• Quels sont les bénéfices attendus par les acteurs ? Quels freins perçoivent-ils ?
• Quelle est leur attitude stratégique ?
• Sont-ils des alliées, des opposants ou neutres par rapport au projet de formation ?

5-Les moyens

Un projet de formation peut nécessiter des moyens importants en temps (disponibilité des apprenants et des référents, délais de réalisation…), en argent (budget d’achat de prestations pédagogiques et logistiques), en matériel (outils pédagogiques, réseaux informatiques, salles de formation adaptées…).

Principales questions à se poser :

• Moyens matériels : quel est l’équipement pédagogique en présentiel (taille des salles, équipement réseau, etc.) ? à distance ou au poste de travail (bande passante, terminaux disponibles – ordinateurs, tablettes, smartphone…) ? L’entreprise a-t-elle déjà des outils de digital learning : LMS (Learning management système ou plateforme de diffusion de contenu), LCMS (Learning Content Management Système ou plateforme de création de contenu et de diffusion), sites internet ? Bases de connaissances
• Moyens humains : quel est le profil des formateurs et tuteurs potentiels ? Quel peut être l’apport d’experts internes ou externes ? Quelle est la qualité de l’équipe de conception pédagogique et techno pédagogique ? Qui pourra jouer le rôle d’animateur du réseau social d’apprenants ?
• Moyens temporels : quelles sont les contraintes de disponibilité des apprenants ? des autres acteurs de l’éco-système apprenant (tuteurs, formateurs, managers, pairs…) ? Quels sont les délais de mise en œuvre du projet ? Sont-ils réalistes ?
• Moyens financiers : quel est le budget alloué au projet ? Quels co- financements peuvent être envisagés ?