Structurer son réseau de formateurs et tuteurs internes

La création et l’animation d’un réseau de tuteurs et formateurs occasionnels internes se déploient en 5 étapes principales : 1) Structurer, 2) Recruter, 3) Former, 4) Animer et 5) Reconnaître. Zoom cette semaine sur l’étape 1 de structuration et d’organisation du réseau de formateurs et tuteurs.

1) Fixer le cadre grâce à des chartes

Débutez par la création des chartes du tutorat et de la formation occasionnelle interne. Vous pourrez ainsi fixer les droits et devoirs des tuteurs et tutorés, d’une part, et des formateurs et apprenants, d’autre part. Vous pouvez compléter ces chartes par des lettres de mission de tuteurs et formateurs que vous pourrez leur remettre lors de leur “recrutement” ou plus exactement leur intégration dans le réseau.

Astuce : indiquez dans les lettres de mission des éléments précis tels que le temps à consacrer au tutorat et/ou à la formation interne (temps de conception et d’animation).

2) Définir une “signature pédagogique”

Pour vous assurer de pratiques homogènes entre tuteurs et formateurs, vous avez intérêt à sélectionner un nombre restreint de techniques et d’outils pédagogiques. Par exemple : le blended learning, la pédagogie inversée, les pédagogies actives ou co-actives, etc.

Ces “approches pédagogiques” peuvent être portées par des outils ou solutions du marché. Dans les années 1990, ces approches se matérialisaient à travers des outils tels que Metaplan, puis on a utilisé le Mind Mapping. Aujourd’hui, la tendance est à des applications tels Klaxoon, Kahoot ou Magency. Mais cela peut être aussi des solutions de webinar ou de classes virtuelles.

Astuce : formez les formateurs par exemple aux techniques d’animation actives (retour d’expérience, quiz, puzzle pédagogique, etc.). Outillez les tuteurs de carnets de tutorat, de fiches de bilan mensuel avec le tutoré, etc.

3) Créer la communauté des formateurs et tuteurs

Les formateurs occasionnels et tuteurs ont souvent le sentiment d’être isolés. La formation comme le tutorat n’est pas leur mission première et leur management est souvent peu enclin à valoriser leurs efforts. Les intégrer au sein d’un réseau les amène à partager leurs connaissances et à se sentir intégrés dans une communauté professionnelle, indispensable à leur développement.

Astuce : créez un réseau Yammer des formateurs et tuteurs internes. Vous pourrez ainsi communiquer avec eux. Sachez que vous pouvez les inviter à faire un mini CV ce qui vous permettra de les solliciter en fonction de leurs compétences, à l’instar de ce qui se fait sur le marché du consulting ou des agences de communication via Linkedin.

4) Désigner un ou plusieurs animateurs de réseau

Toute cette organisation ne peut fonctionner efficacement que si des animateurs de réseau la font vivre. Comptez au minimum un animateur de réseau pour 10 à 20 tuteurs. Pour un réseau de formateurs, vous pouvez monter jusqu’à 30 à 40 formateurs par animateur de réseau.

Astuce : clarifiez les missions de l’animateur de réseau dès le démarrage. Ces missions peuvent être les suivantes :

1- Recruter et former les tuteurs et formateurs

2- Contrôler l’efficacité des parcours de tutorat et des formations internes.

3- Animer les communautés d’apprentissage de tuteurs et formateurs internes.

4-Rechercher des techniques pédagogiques nouvelles et accompagner les formateurs et tuteurs dans leur utilisation

Etc.